Jakarta, landbank.co.id– Pemanfaatan teknologi properti dinilai mampu membuat pengelolaan gedung seperti perkantoran dan apartemen dapat lebih efisien.
Kajian Colliers Indonesia menyebutkan bahwa dalam pengelolaan properti masih ditemukan penanganan yang kurang optimal dan tidak efisien terhadap pemeliharaan peralatan pada bangunan, proses keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, serta aktivitas Kesehatan, Keselamatan, Kerja dan Lingkungan (K3L).
Tantangan-tantangan dalam pengelolaan gedung ini umum terjadi tidak hanya di hunian apartemen, tetapi juga di gedung perkantoran dan bangunan komersial lain.
Tantangan utama yang sering dihadapi dalam manajemen operasional properti, antara lain meliputi pelacakan dan pengendalian inventaris serta operasional dalam manajemen staf.
Lalu, manajemen akun dan penagihan serta penanganan keluhan dan pemeliharaan korektif. Kemudian, pemeliharaan preventif dan manajemen aset, program penghematan energi untuk efisiensi biaya, serta pelaporan.
Riset Colliers Indonesia juga membeberkan bahwa ketergantungan pada pekerjaan manual meningkatkan kebutuhan akan sumber daya administratif untuk menangani aktivitas seperti penugasan tugas, pelacakan status, pembuatan laporan, dan pengarsipan dokumen.
Baca juga: Mewujudkan Green Office dengan Dukungan Teknologi Cerdas
Pekerjaan manual juga menyebabkan aktivitas menjadi lebih lambat dan ketersediaan informasi tertunda.
“Meskipun frekuensi pembaruan mingguan untuk mengelola tugas dan pelaporan merupakan hal yang wajar, pembaruan harian akan membutuhkan sumber daya administratif yang lebih besar, sehingga menjadi tidak praktis,” dilansir riset Colliers Indonesia dikutip Selasa, 24 Juni 2025.
Lalu, penyediaan data secara langsung tidak dapat dicapai melalui proses manual, karena memerlukan input waktu nyata dan pemantauan berkala, yang berada di luar kapasitas tim yang masih mengandalkan metode manual.
Selain itu, pekerjaan manual membawa risiko signifikan, termasuk kesalahan manusia, kecurangan, serta penyalahgunaan proses, yang kemudian dapat menyebabkan layanan menjadi tidak bisa diandalkan.
Digitalisasi informasi dan aktivitas menggunakan solusi digital sangat penting untuk kemajuan di masa depan.
“Penerapan teknologi properti membantu mengumpulkan informasi dan data secara sistematis, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas,” dikutip dari riset Colliers Indonesia.
Baca juga: Corporate Real Estate Butuh Adopsi Teknologi
Oleh sebab itu, seiring dengan kemajuan teknologi, para pengelola gedung didorong untuk mengadopsi teknologi lebih meluas.
Teknologi menjadi sangat penting sebab ketergantungan pada pekerjaan manual dalam merumuskan dan menjalankan strategi, tidak akan efektif, serta tertinggal dari gedung-gedung lain yang sudah lebih dahulu terus memperbarui diri sejalan dengan kemajuan zaman.
“Sebagai sebuah solusi, teknologi dan sistem properti yang sesuai untuk diterapkan oleh manajemen gedung, antara lain memanfaatkan penggunaan aplikasi penyewa yang memungkinkan pengguna untuk mencari informasi serta mencatat keluhan atau permintaan,” dilansir Colliers Indonesia.
Lalu, menggunakan Modul Computerized Maintenance Management System (CMMS).
Selain itu, mengadopsi sistem sumber daya manusia berbasis cloud serta mengadopsi solusi bisnis berbasis cloud.
“Digitalisasi informasi dan aktivitas menggunakan solusi digital sangat penting untuk kemajuan di masa depan. Penerapan teknologi properti membantu mengumpulkan informasi dan data secara sistematis, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas,” dilansir riset Colliers Indonesia.
Colliers mencontohkan untuk kendala pemeliharaan preventif dan manajemen aset seperti jadwal pemeliharaan sebagian besar dikelola menggunakan Excel dan bergantung pada pembaruan manual.
Lalu, manajemen dan auditor mengalami kesulitan dalam mengakses informasi di waktu sebenarnya terkait aktivitas pemeliharaan dan bukti penyelesaian pekerjaan tidak dapat diverifikasi atau dipantau secara langsung.
Baca juga: Berkenalan dengan MONA, Layanan Digital Hunian Metland
Kemudian, pelacakan aset besar sulit dilakukan karena masih bergantung pada stok opname manual dan belum terintegrasi dengan barcode atau QR code.
Selain itu, karena dokumentasi dilakukan secara manual di luar lokasi, informasi aset tidak dapat diakses dengan mudah saat proses verifikasi serta Administrasi label aset memerlukan konsumsi sumber daya yang tinggi.
“Solusinya adalah memanfaatkan Modul Computerized Maintenance Management System (CMMS) untuk memberdayakan pengguna secara mandiri dapat mengakses laporan operasional, manajemen perintah kerja, perangkat inspeksi, dan inventarisasi aset melalui ponsel atau situs web. Pendekatan layanan mandiri ini mengurangi kebutuhan sumber daya dan meminimalisir kesalahan manusia,” dikutip dari riset Colliers Indonesia.
(*)